Digitaler Frühjahrsputz - Wenn der Dreck die Buchhaltung überlagert

Abfall macht sich überall breit – auch in der Buchhaltung. Gerade im Frühjahr ist dann Aufräumen angesagt: eine für manchen schier unlösbare Aufgabe, die zuweilen viel zu lange hinausgehzögert wird. Dabei bietet gerade die elektronische Buchhaltung ausgereifte Instrumente, um Ordnung zu schaffen, effizient zu arbeiten und die Rentabilität zu sichern. Doch auch bei ihr lauern Fallen, die das Chaos der Belege im schlimmsten Fall noch vergrößern.

 

Die Buchhaltung: notwendiges Übel und Hassobjekt vieler Unternehmer, weshalb sie den Kampf mit den Belegen dann so weit wie möglich vor sich herschieben. Als Konsequenz stehen sie schließlich vor einem kaum zu bewältigenden Berg von Arbeit. Doch die nächsten Forderungen des Finanzamtes kommen bestimmt. Spätestens dann muss die Buchhaltung auf Vordermann gebracht werden. „Die Planlosigkeit, fehlende Struktur und das Zeitmanagement sind ständig wiederkehrende Probleme im Rechnungswesen“, bringt es stellvertretend Jan Willems, Geschäftsführer der Kooperative Rechnungswesen in Waldems, auf den Punkt. Dabei hilft schon die Einführung systematischer Abläufe, das Chaos in der Buchhaltung zu beseitigen. Insbesondere die Digitalisierung leistet hier einen entscheidenden Beitrag, um das Rechnungswesen von Dreck und Altlasten des Belegwirrwarrs zu befreien und klare Sicht zu schaffen für eine effiziente Buchhaltung.

Gerade jetzt könnte der Zeitpunkt für das Umsatteln auf die computergestützte Buchhaltung kaum günstiger sein. Mit dem E-Government-Gesetz und der schrittweisen Einführung von IT-Technologie in der Verwaltung will die Bundesregierung die Kommunikation und den Datentransfer zwischen Ämtern untereinander sowie Privatpersonen mit den Behörden und Unternehmen erleichtern. Allein Zeitersparnis, Zugriff, umfangreiche Auswertungs- und die veränderten Archivierungsmöglichkeiten legen den Umstieg auf das digitale Rechnungswesen mit all seinen Möglichkeiten inklusive der Cloud nahe. Doch auch hier lauern Fallen, die nur durch konsequente Strukturierung der Arbeitsmechanismen zu umgehen sind.

 

Fortschritt über Strukturierung

So empfiehlt sich, die Buchhaltung als Routine an einem festen Wochentag zu implementieren, an dem etwa Belege sortiert, eingescannt und in das genutzte System hochgeladen werden. Dabei empfiehlt sich bei der Benennung von Dateien die Einführung einer logischen, unmissverständlichen Systematik. Diese sollte mindestens den Kriterien der zügigen Wiederauffindbarkeit, Sortiermöglichkeit aber auch den Anforderungen an die verwendete Software entsprechen. Die Nutzung des einheitlichen Dateiformates PDF gehört dabei mittlerweile zum Standard, nicht zuletzt weil über PDFs, sofern sie entsprechend konfiguriert sind, mit dem sogenannten ZUGFeRD-Rechnungsformat Rechnungsdaten strukturiert weitergeleitet und vom Empfänger ohne zusätzliche Zwischenschritte ausgelesen und verarbeitet werden können. In anderen Formaten existierende Dateien sollten dementsprechend in PDFs umgewandelt werdenumgewandelt werden.

Bei größeren Mengen an Belegen und Dateien ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems dringen zu empfehlen. Eine solche datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten erlaubt beispielsweise eine Verschlagwortung der Dateien und damit eine noch effizientere Suche.

 

Mut zum Wegschmeißen

Vorher heißt es, Wichtiges von Unwichtigem trennen – insbesondere dann, wenn es darum geht, den Papierbergen zu begegnen und sie als elektronische Dateien bereitzustellen: Denn nicht jedes Dokument oder jeder Brief vom Finanzamt muss eingescannt werden. Um dem digitalen Datenwust vorzubeugen, ist es folglich ratsam, sich ausschließlich auf für die Buchhaltung relevante Dokumente wie Quittungen, Belege, Rechnungen, Bankauszüge zu konzentrieren.

Häufig besteht ein Zeitfresser darin, dass manche Belege entweder nur in Papierform oder nur als digitale Version vorliegen. Nicht zuletzt die Unsicherheit, in welcher Form ein benötigtes Dokument existiert, dehnt die Suche häufig unnötigerweise aus. So ist es konsequenterweise notwendig, alle relevanten Papier-Belege als digitale Version anzufertigen. Und doch muss ein Konsens zwischen papiergestützter und digitaler Buchhaltungswelt geschaffen werden. Denn der Weg zum papierlosen Büro ist zwar vorgezeichnet aber noch nicht vollzogen.

Trotz Modernisierungsbestrebungen schreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik eine Archivierung bestimmter Papierdokumente vor, um gesetzliche Konflikte zu vermeiden. Eine juristische Legitimation digitaler Belege existiert nur unter Berücksichtigung verschiedener technischer Richtlinien, welche das Bundesamt unter dem Schlagwort „Resiscan“ und mit Hinweis auf eine Musterverfahrensdokumentation ausgegeben hat. Die Einführung der IT-gestützten Buchhaltung ist vor dem Hintergrund des digitalen Wandels unumgänglich. Damit verändern sich allerdings auch die Arbeitsprozesse im Rechnungswesen. Gelingt dies, so wandelt sich die oft ungeliebte Buchhaltung zum sinnvollen Instrument der Rentabilitätsmessung.

Bei der Optimierung entsprechender Arbeitsprozesse hat sich die KoReWe – Kooperative Rechnungswesen deutschlandweit als zuverlässiger Partner und Berater erwiesen. Seit 2011 hat sich das Unternehmen auf die Buchhaltung aus der Cloud spezialisiert und sich einen Wissensvorsprung in der Digitalisierung des Rechnungswesens erarbeitet.


ÜBER DEN AUTOR

Felix Lieb ist Journalist und Publizist. Bei der KoReWe verantwortet er speziell den Bereich Kommunikation. Sein Fachwissen in der IT, im Finanz- und Rechnungswesen eignete er sich unter anderem im Rahmen seiner Ausbildung, seines Studiums und später insbesondere als Newsmanager für verschiedene Firmen im Sektor Buchhaltung an.